Ce qu’il faut savoir de la gestion de condos

QU’EST-CE QU’UN SYNDICAT DE COPROPRIÉTAIRES ?
Un syndicat des copropriétaires est la personne morale qui administre la copropriété. Il est composé de la collectivité des copropriétaires. Il est responsable de l’entretien des parties communes, de l’application des règles de la déclaration de copropriété, de la gestion du fonds de prévoyance.
Lors de l’assemblée annuelle des copropriétaires, des administrateurs sont élus pour gérer le syndicat de copropriété.
QUELLES SONT LES RESPONSABILITÉS DES ADMINISTRATEURS ET DU CONSEIL D’ADMINISTRATION ?
Le conseil d’administration du syndicat est responsable du respect des dispositions de la déclaration de copropriété ainsi que de celles du règlement de l’immeuble et ce, autant vis-à-vis des tiers qu’à l’égard des copropriétaires eux-mêmes. L’administrateur doit agir comme le ferait une personne raisonnable et de bonne foi. En tant que mandataire du syndicat, il doit agir dans l’intérêt de ce dernier.

En cas de non-respect de leurs obligations, les administrateurs du syndicat de copropriétaires pourraient engager leur propre responsabilité civile et ainsi être tenus responsables de ces manquements.

Voici certaines responsabilités des administrateurs :

  • Administrer l’immeuble, voir à sa conservation, sa garde et à l’entretien des parties communes.
  • Établir le budget prévoyant la contribution des copropriétaires aux charges communes.
  • Établir une comptabilité des recettes et déboursés, acquitter les comptes de dépenses et collecter les contributions aux charges communes.
  • Convoquer une assemblée des copropriétaires.
  • S’assurer de la tenue et de la conservation de tous les registres, livres et rapports requis par la loi ou par la déclaration de copropriété.
  • Faire les déclarations annuelles et ponctuelles requises par la loi.
QU’EST-CE QU’UNE DÉCLARATION DE COPROPRIÉTÉ ?
La déclaration de copropriété est un document juridique qui doit obligatoirement être notarié et par lequel la copropriété divise est créée. La déclaration de copropriété précise les devoirs du syndicat de la copropriété, décrit les parties communes et privatives, organise les rapports entre les copropriétaires. Ce document doit être signé par tous les copropriétaires de l’immeuble ainsi que par tous les créanciers. Elle lie les copropriétaires et produit ses effets à compter de la publication au registre foncier. Les effets de cette déclaration sont également opposables aux tiers, tels les locataires, dans la mesure où ces derniers ont été avisés et ont reçu une copie de ladite convention. Il est important de noter que la publication de cette déclaration est créatrice de droit : la publier fait naître la copropriété.

  • En premier lieu, nous y retrouvons l’acte constitutif qui définit la destination de l’immeuble, des parties communes et des parties privatives et leur valeur relative.
  • Ensuite, nous y trouvons le règlement de l’immeuble qui régit la jouissance, l’usage et l’entretien des parties communes et privatives ainsi que le fonctionnement et l’administration de la copropriété.
  • Finalement, nous y trouvons l’état descriptif contenant la désignation cadastrale de l’immeuble.
LORSQU’UNE ANNÉE FISCALE SE TERMINE, QUELLES SONT LES ÉTAPES À SUIVRE ?
Les étapes sont les suivantes:

i. Fermeture des livres comptables
Les livres comptables peuvent être fermés quelques jours après la date de fin de l’année fiscale du syndicat et demande quelques ajustements comme le calcul du fonds de prévoyance, la conciliation des comptes à recevoir et des comptes à payer, la conciliation de banque.

ii. Préparation des états financiers
Des états financiers doivent être préparés en bonne et due forme, incluant au moins le bilan financier et l’état des résultats. Ces états financiers peuvent être produits avec plusieurs niveaux de confort, selon le besoin ou la demande des copropriétaires :

  • Avis de compilation : Aucun confort donné quant à la validité des chiffres.
  • Mission d’examen : La mission d’examen permet de produire des états financiers avec certain procédés qui permettront au lecteur d’avoir un confort raisonnable quant à la validité des chiffres fournis.
  • Mission de vérification : La mission de vérification permet de produire des états financiers avec certain procédés de vérification qui permettront au lecteur d’avoir une assurance raisonnable quant à la validité des chiffres fournis.

iii. Préparation du budget de l’année suivante
À partir des états financiers de l’année qui vient de se terminer, un budget prévisionnel de l’année qui suit peut être préparé, incluant les contributions de chaque copropriétaire aux charges communes.

iv. Réunion du conseil d’administration
Le conseil d’administration doit se réunir pour recommander les états financiers, le budget prévisionnel, planifier la date de l’assemblée annuelle, rédiger l’ordre du jour et l’avis de convocation de l’assemblée annuelle.

v. Assemblée annuelle du syndicat de copropriété
L’assemblée annuelle des copropriétaires doit agir avec impartialité dans l’intérêt du syndicat, de l’immeuble et de la copropriété. Elle doit approuver les états financiers, le budget prévisionnel et le rapport de gestion des administrateurs, en plus de discuter des contrats, travaux ou autres besoins pour l’année qui suit.

vi. Production de la déclaration d’impôts
Lorsque les états financiers ont été approuvés par l’assemblée des copropriétaires, les déclarations d’impôts doivent être produites puis envoyées aux autorités fiscales provinciale et fédérale. Bien qu’un syndicat de copropriété ne paie habituellement pas d’impôt, la loi exige de produire les dites déclarations d’impôts.

vii. Production de la déclaration annuelle au Registraire des entreprises
Une déclaration annuelle au Registraire des entreprises doit être produite et envoyée avec une contribution monétaire, environ 32 $, au plus tard six mois après la fin d’année fiscale du syndicat. Tout retard ou faute de paiement entraîne automatiquement une pénalité et ouvre la possibilité de se faire cotiser.

viii. Mise à jour du Registre de la copropriété
Une fois tous les documents approuvés et préparés, ceux-ci doivent être consignés dans le Registre de la copropriété.

QUE VEUT DIRE L’OBLIGATION DE TENIR UN REGISTRE DE COPROPRIÉTÉ ?
Le syndicat a l’obligation de tenir le Registre de la copropriété avec les documents suivants :

  • Les avis aux copropriétaires
  • Les avis affichés
  • Les avis de convocation
  • Les journaux internes
  • Les procès-verbaux des assemblées ou des réunions du conseil d’administration
  • Les contrats
  • Les soumissions
  • Les factures
  • Les états financiers
QUELS SONT LES RISQUES DE NE PAS RESPECTER LA DÉCLARATION DE LA COPROPRIÉTÉ ?
Ne pas respecter l’un des règlements de la déclaration de la copropriété peut entraîner les situations suivantes :

  • Pénalités, amendes ou frais administratifs.
  • Un copropriétaire peut devant la loi invalider une décision prise par les administrateurs ou demander réparation financière.
  • Mauvaise entente entre les copropriétaires.
  • Démission d’un administrateur.
  • Responsabilité personnelle d’un administrateur.
  • Etc.